10/09/2020
بروتوكول استخدام الايميل
تعليمات استخدام الايميل وهذا للعلم فقط وتحسين مستوي استخدام الايميل
اولا المرفقات :
يجب عليك التأكد من (ارفاق المرفق سليم – وانها بآخر تعديل تم- اختيار اسم مناسب للمرفق – حفظ المرفق بصيغه لايمكن التعديل عليها ).
ثانيا عنوان الايميل :
يجب اختيار subject الايميل بشكل مناسب بحيث يوضح (سبب الايميل – اختصاص الايميل ).
ثالثا قالب الايميل:
مفترض يكون قالب الايميل بشكل موحد له بدايه ونهايه (استفتاح وتحيه – المحتوي – الخاتمه والتحيه).
رابعا محتوي الايميل:
- الايميل المثالي يتكون من 50 كلمه الي 125 كلمه .
- الايميل بخط لا يزيد عن 14 كما انه بأي لون عدا الاحمر ويفضل الازرق او الاسود "انتبه اللون الاحمر مع حجم الخط الكبير يدل علي ارتفاع الصوت".
- يستخدم نوع خط رسمي واضح ويفضل times new roman.
- في حالة لفت الانتباه لشئ بإمكانك استخدام highlight باللون الاصفر .
- تأكد من خلو كلمات من الاخطاء الاملائيه كما انه فاللغه الانجليزيه تأكد من استخدام الgrammar المناسب .
- عدم استخدام اي الفاظ الفاظ غير مهنيه
- يستخدم الايميل للتوثيق فقط .
خامسا المراجعه :
تأكد من الاشخاص المرسل الايميل لهم والمرفقات .
ملحوظه :
تحري الدقه في اختيار الوقت المناسب لارسال الايميل وتذكر بأن لا ترسل ايميل غير ضروري ان كان بإمكانك حل المشكله هاتفيا او بالمقابله فقط اجعل ايميلك للضروره القصوي .
لا تنسي وضع توقيع خاص بك.
First, attachments:
You must make sure (the attachment was attached properly - and it was last modified - choose a suitable name for the attachment - save the attachment in a form that cannot be modified).
Second, email address:
The subject of the e-mail must be chosen appropriately so as to explain (the reason for the e-mail - the specialty of the e-mail).
Third, email template:
It is assumed that the e-mail template is in a uniform format that has a beginning and an end (opening and greeting - content - closing and greeting).
Fourth, email content:
An ideal email consists of 50 words to 125 words.
- The e-mail is in a font of no more than 14, and in any color other than red, preferably blue or black.
- Uses a clear official font type, preferably times new Roman.
- In case something catches your eye, you can use yellow highlights.
- Make sure that the words are free of misspellings, as in the English language, be sure to use the appropriate grammar.
- Do not use any unprofessional words.
- Email is used for authentication only.
Fifthly, review:
Make sure of the people who sent them the email and the attachments.
note that:
Be careful in choosing the right time to send the e-mail, and remember not to send an unnecessary e-mail if you can solve the problem by phone or in meeting. Just make your e-mail as necessary
Don't forget to put your own signature
Thanks & B. Regards
Mohamed Roshdy
